Program dla spedycji drogowej – na co zwrócić uwagę

Aktualizacja: 4 listopada 2026

Wiele firm spedycyjnych nadal pracuje w Excelu, poczcie e-mail i programie księgowym. Każdy ładunek jest wpisywany kilka razy: do zlecenia, do zlecenia dla przewoźnika, na fakturę i na listę dłużników. Program dla spedycji (nazywany też systemem TMS) przechowuje każdy transport w jednym miejscu – od zlecenia klienta do opłaconej faktury. W tym poradniku opisujemy, co taki program powinien robić dla spedytora drogowego w Polsce i krajach bałtyckich oraz o co zapytać przed wyborem.

Co powinien robić program dla spedycji

• Zlecenia klientów: klient, miejsca załadunku i rozładunku, towar i cena są wpisywane raz i wykorzystywane wszędzie dalej.
• Zlecenia dla przewoźników: zlecenie transportowe powstaje ze zlecenia klienta jednym kliknięciem i trafia do przewoźnika jako PDF e-mailem. Przy drobnicy kilka zleceń można połączyć na jednym aucie.
• CMR i potwierdzenie dostawy: kierowca potwierdza załadunek i rozładunek oraz fotografuje CMR, więc spedytor widzi status bez dzwonienia.
• Faktury sprzedaży: faktura powstaje ze zlecenia, dopłata paliwowa (BAF) dodaje się automatycznie, a PDF trafia do klienta w jego języku razem z CMR.
• Kontrola faktur przewoźników: faktura przewoźnika jest porównywana z uzgodnioną ceną, a duplikaty są wychwytywane przed zapłatą.
• Windykacja i przypomnienia: widać, kto spóźnia się z płatnością i o ile, a przypomnienia wysyłają się automatycznie.
• Import wyciągów bankowych: wpłaty są dopasowywane do faktur po numerze referencyjnym, numerze faktury i kwocie.
• Zysk: zysk miesięcznie dla każdego spedytora, klienta i przewoźnika, z eksportem do Excela.

Wymagania w Polsce i krajach bałtyckich

Programom tworzonym dla Europy Zachodniej często brakuje lokalnych szczegółów, które codziennie zabierają czas:

• Języki: dokumenty i e-maile powinny trafiać do partnera w jego języku – po polsku, litewsku, łotewsku, estońsku, rosyjsku lub angielsku.
• Polska: faktury sprzedaży i zakupu przez KSeF oraz księgowanie w złotych po kursie NBP.
• Estonia: dane firmy z rejestru handlowego, ostrzeżenie o zaległościach podatkowych z danych estońskiej administracji skarbowej i połączenie z programem księgowym (np. Merit Aktiva).
• Łotwa i Litwa: wyszukiwanie firmy w rejestrze handlowym oraz ostrzeżenie o zaległościach podatkowych z danych VID lub VMI.
• Wszystkie kraje UE: numer VAT klienta sprawdzany w VIES przy zatwierdzaniu faktury.

Gdzie AI oszczędza najwięcej czasu

Duża część dnia spedytora to przepisywanie danych z e-maili i dokumentów. Tę część może dziś wykonać sztuczna inteligencja:

• Zlecenia klientów: AI czyta e-mail ze zleceniem i wypełnia zlecenie – klienta, miejsca, towar i cenę.
• Faktury przewoźników: AI czyta fakturę, znajduje dostawcę i zlecenie transportowe oraz porównuje kwotę z uzgodnioną ceną.
• CMR: AI sprawdza na zdjęciu CMR podpis, pieczątkę i datę odbiorcy oraz zgłasza uwagi, np. o uszkodzonym towarze.
• Polisy OCP: AI odczytuje okres ważności, ubezpieczyciela i sumę oraz ostrzega, jeśli polisa wygasła lub jest wystawiona na inną firmę.

Spedytor nadal sprawdza i zatwierdza – AI zdejmuje z niego tylko przepisywanie.

O co zapytać przed wyborem

• Czy kierowca musi instalować aplikację, czy wystarczy link w telefonie?
• Czy dokumenty trafiają do klienta i przewoźnika w ich języku?
• Czy wszystko jest w cenie, czy link dla kierowcy, przypomnienia i AI są dodatkowo płatne?
• Jak szybko można zacząć i kto konfiguruje firmę?
• Czy jest bezpłatny okres próbny bez karty i czy dane można pobrać do Excela?

Digisped w skrócie

Digisped to program dla spedycji drogowej dla firm w Polsce, na Litwie, Łotwie i w Estonii. Zawiera wszystko, co opisano powyżej: zlecenia, zlecenia dla przewoźników, link dla kierowcy ze zdjęciami CMR, faktury z BAF, windykację i automatyczne przypomnienia, import wyciągów, raporty zysku oraz AI, które czyta zlecenia, faktury przewoźników, CMR i polisy. Program działa w przeglądarce w sześciu językach i powstał razem z działającą firmą spedycyjną. Cena to 35 € za użytkownika miesięcznie netto, wszystko w cenie, a pierwsze 30 dni jest bezpłatne.