Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 12.10.2026

W niniejszej polityce prywatności wyjaśniamy, jak Topweb OÜ przetwarza dane osobowe na stronie digisped.eu oraz w programie spedycyjnym Digisped (app.digisped.eu).

1. Kim jesteśmy

Administratorem danych jest Topweb OÜ (kod rejestrowy 11683692), Uusmaa tee 6-14, Peetri alevik, Rae vald, 75312, Estonia.

W sprawach ochrony danych prosimy pisać na adres [email protected]. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie jest to dla nas obowiązkowe.

2. Strona internetowa i formularz zgłoszeniowy

Gdy wysyłają Państwo zgłoszenie, przetwarzamy następujące dane: nazwa firmy, kod rejestrowy, kraj, imię i nazwisko osoby kontaktowej, e-mail, telefon, liczba użytkowników, wiadomość i język strony.

Dane te wykorzystujemy, aby odpowiedzieć na zgłoszenie, przygotować okres próbny lub prezentację oraz kontaktować się z Państwem w tej sprawie. Podstawą prawną jest podjęcie działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiedzi na zapytanie firmy (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Zgłoszenie jest zapisywane w naszej bazie danych, a powiadomienie o nim jest wysyłane e-mailem do naszej skrzynki pocztowej.

Do blokowania robotów formularz wykorzystuje usługę Cloudflare Turnstile. Przetwarza ona dane techniczne Państwa urządzenia i przeglądarki (np. adres IP), aby odróżnić człowieka od robota.

Strona nie używa reklamowych ani analitycznych plików cookie. W Państwa przeglądarce zapisywany jest tylko wybrany język, aby strona następnym razem otworzyła się w tym samym języku.

Jeśli napiszą Państwo na adres [email protected], przetwarzamy Państwa wiadomość i dane kontaktowe, aby odpowiedzieć.

3. Użytkownicy programu

Konto użytkownika zakłada administrator firmy klienta lub my na prośbę firmy klienta. Przetwarzamy następujące dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon (jeśli został dodany), rola i przynależność do firmy, język programu i inne ustawienia, hasło (w postaci zaszyfrowanej, której nie widzimy), dane urządzenia do logowania dwuskładnikowego, dzienniki logowania i bezpieczeństwa (np. czas i adres IP) oraz historia zmian (kto i kiedy zmienił dane).

Dane te wykorzystujemy, aby umożliwić korzystanie z programu, chronić konta i dane oraz wysyłać wiadomości związane z usługą (zaproszenia i resetowanie hasła). Podstawą prawną jest umowa z firmą klienta oraz nasz prawnie uzasadniony interes w świadczeniu bezpiecznej usługi (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Program zapisuje w Państwa przeglądarce sesję logowania i wybraną firmę. Jest to niezbędne do działania programu. Program nie używa reklamowych ani analitycznych plików cookie.

W celu wystawiania faktur za usługę przetwarzamy dane firmy klienta oraz imię i nazwisko i e-mail odbiorcy faktury. Podstawą prawną jest umowa oraz estońska ustawa o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).

4. Dane firmy klienta w programie

Do firmy klienta należą dane, które firma wprowadza do programu lub które powstają w trakcie jej pracy. Są to na przykład partnerzy i ich osoby kontaktowe, zlecenia, zlecenia transportowe, faktury, płatności, wyciągi bankowe, wysłane wiadomości e-mail, numery pojazdów oraz zdjęcia i dokumenty CMR dodane przez link dla kierowcy. Administratorem tych danych jest firma klienta, a Topweb OÜ jest podmiotem przetwarzającym. Przetwarzamy te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi i zgodnie z poleceniami firmy klienta.

Jeśli są Państwo partnerem, osobą kontaktową lub kierowcą firmy klienta i chcą zapytać o swoje dane, prosimy najpierw zwrócić się do tej firmy. Jeśli zwrócą się Państwo do nas, przekażemy pytanie firmie.

Nasi pracownicy nie widzą w programie zleceń, faktur ani partnerów firm klientów. Jako administrator serwera mamy jednak techniczny dostęp do bazy danych. Korzystamy z niego wyłącznie w celu konserwacji i usuwania błędów, na prośbę firmy klienta (np. aby przekazać jej dane) lub gdy wymaga tego prawo.

Wiadomości firmy klienta (zlecenia transportowe, faktury i przypomnienia) są wysyłane przez własny serwer poczty firmy, skonfigurowany przez nią w programie. Jeśli firma włączy połączenie z programem księgowym (np. Merit Aktiva), faktury są wysyłane na własne konto firmy w tym programie.

5. Dostawcy usług

Korzystamy z następujących dostawców usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i zgodnie z naszymi poleceniami:

• Supabase Inc. – baza danych, pliki, logowanie i funkcje serwera. Dane znajdują się w centrum danych w Wielkiej Brytanii (Londyn).
• Cloudflare Inc. – hosting strony i programu, weryfikacja robotów (Turnstile) oraz przekierowanie wiadomości wysyłanych na adres [email protected].
• Brevo (Sendinblue SAS), Francja – wysyłanie wiadomości e-mail związanych z usługą (zaproszenia, resetowanie hasła, powiadomienia o zgłoszeniach, faktury Digisped i przypomnienia o płatnościach).
• Google Ireland Ltd (Gmail) – skrzynka pocztowa Topweb OÜ, do której trafiają wiadomości i powiadomienia o zgłoszeniach.
• Merit Tarkvara AS, Estonia – własna księgowość Topweb OÜ (faktury Digisped dla klientów).

Na żądanie użytkownika program wysyła też zapytania do rejestrów publicznych: estońskiego rejestru handlowego oraz rejestru podatników VAT Komisji Europejskiej VIES. Przesyłana jest do nich tylko nazwa firmy, kod rejestrowy lub numer VAT.

Niektórzy dostawcy usług znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub są z takimi krajami powiązani (Wielka Brytania, USA). W takim przypadku dane są przekazywane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych.

6. Przechowywanie

• Zgłoszenia, które nie doprowadziły do zawarcia umowy, usuwamy w ciągu 2 lat od ostatniego kontaktu.
• Konto użytkownika przechowujemy, dopóki użytkownik jest aktywny w firmie klienta. Imię i nazwisko zarchiwizowanego użytkownika pozostaje w historii zmian zleceń i faktur. Konto usuwamy na prośbę użytkownika lub firmy klienta, jeśli prawo nie wymaga jego przechowywania.
• Dane firmy klienta przechowujemy przez okres obowiązywania umowy. Po zakończeniu umowy na prośbę firmy przekazujemy jej dane i usuwamy je w ciągu 90 dni, jeśli prawo nie wymaga dłuższego przechowywania.
• Dokumenty księgowe (faktury Digisped) przechowujemy przez 7 lat, zgodnie z estońską ustawą o rachunkowości.
• Dzienniki techniczne i dzienniki wysłanych wiadomości są przechowywane zgodnie ze zwykłymi terminami dostawców usług.

7. Państwa prawa

Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych, żądania sprostowania nieprawidłowych danych, żądania usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz otrzymania swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

Żądanie prosimy wysłać na adres [email protected]. Odpowiemy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. W programie mogą Państwo również samodzielnie zmienić swoje imię i nazwisko, telefon i język programu (Mój profil).

Jeśli uważają Państwo, że naruszamy Państwa prawa, mogą Państwo złożyć skargę do estońskiego Inspektoratu Ochrony Danych (www.aki.ee) lub do organu nadzorczego ds. ochrony danych w kraju zamieszkania.

8. Bezpieczeństwo

Dane są przesyłane szyfrowanym połączeniem (HTTPS). Każda firma widzi w programie tylko swoje dane. Hasła są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, a użytkownicy mogą włączyć logowanie dwuskładnikowe. Dostęp do danych mają tylko osoby, które potrzebują go do pracy.

9. Zmiany

Możemy zmienić niniejszą politykę, jeśli zmieni się usługa lub przepisy prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach powiadomimy użytkowników programu. Polityka została napisana w języku estońskim. Jeśli tłumaczenie różni się od tekstu estońskiego, rozstrzygający jest tekst estoński.