Ekspedijavimo programa kelių transportui – į ką atkreipti dėmesį

Atnaujinta 2026 m. lapkričio 4 d.

Daug ekspedijavimo įmonių vis dar dirba tarp Excel, el. pašto ir apskaitos programos. Kiekvienas krovinys įvedamas kelis kartus: į užsakymą, į transporto užsakymą, į sąskaitą ir į skolininkų sąrašą. Ekspedijavimo programa (dar vadinama transporto valdymo sistema, TMS) saugo kiekvieną pervežimą vienoje vietoje – nuo kliento užsakymo iki apmokėtos sąskaitos. Šiame gide aprašome, ką tokia programa turi daryti kelių transporto ekspeditoriui Baltijos šalyse ir Lenkijoje ir ko paklausti prieš renkantis.

Ką turi daryti ekspedijavimo programa

• Užsakymai: klientas, pakrovimo ir iškrovimo vietos, krovinys ir kaina įvedami vieną kartą ir naudojami visur toliau.
• Transporto užsakymai: transporto užsakymas iš užsakymo sukuriamas vienu paspaudimu ir siunčiamas vežėjui PDF formatu el. paštu. Vežant dalinius krovinius, kelis užsakymus galima sujungti į vieną automobilį.
• CMR ir pristatymo patvirtinimas: vairuotojas patvirtina pakrovimą ir iškrovimą bei nufotografuoja CMR, todėl ekspeditorius mato būseną neskambindamas.
• Pardavimo sąskaitos: sąskaita sukuriama iš užsakymo, kuro priedas (BAF) pridedamas automatiškai, o PDF klientui siunčiamas jo kalba kartu su CMR.
• Vežėjų sąskaitų kontrolė: vežėjo sąskaita palyginama su sutarta kaina, o dublikatai aptinkami prieš apmokant.
• Skolininkai ir priminimai: matote, kas vėluoja mokėti ir kiek, o priminimai išsiunčiami automatiškai.
• Banko išrašų importas: gauti mokėjimai susiejami su sąskaitomis pagal įmokos kodą, sąskaitos numerį ir sumą.
• Pelnas: pelnas pagal mėnesius kiekvienam ekspeditoriui, klientui ir vežėjui, su eksportu į Excel.

Reikalavimai Baltijos šalyse ir Lenkijoje

Vakarų Europai sukurtoms programoms dažnai trūksta vietinių detalių, kurios kasdien atima laiko:

• Kalbos: dokumentai ir laiškai turėtų pasiekti partnerį jo kalba – lietuvių, latvių, estų, lenkų, rusų ar anglų.
• Lietuva: įmonių paieška Registrų centre pagal pavadinimą ir įspėjimas apie mokestinę skolą pagal VMI skolininkų sąrašą.
• Latvija: įmonių paieška registre ir įspėjimas apie mokestinę skolą pagal VID duomenis.
• Estija: įmonės duomenys iš komercinio registro, įspėjimas apie mokestinę skolą pagal Estijos mokesčių ir muitinės tarnybos duomenis ir ryšys su apskaitos programa (pvz., Merit Aktiva).
• Lenkija: pardavimo ir pirkimo sąskaitos per KSeF ir apskaita zlotais pagal NBP kursą.
• Visos ES šalys: kliento PVM kodas tikrinamas VIES sistemoje patvirtinant sąskaitą.

Kur AI sutaupo daugiausia laiko

Didelė ekspeditoriaus dienos dalis praeina perrašinėjant duomenis iš laiškų ir dokumentų. Šią dalį dabar gali atlikti dirbtinis intelektas:

• Klientų užsakymai: AI perskaito užsakymo laišką ir užpildo užsakymą – klientą, vietas, krovinį ir kainą.
• Vežėjų sąskaitos: AI perskaito sąskaitą, suranda tiekėją ir transporto užsakymą bei palygina sumą su sutarta kaina.
• CMR: AI CMR nuotraukoje patikrina gavėjo parašą, antspaudą ir datą bei praneša apie pastabas, pvz., apie sugadintą krovinį.
• Draudimo liudijimai: AI nuskaito galiojimo laiką, draudiką ir sumą bei įspėja, jei liudijimas nebegalioja arba išduotas kitai įmonei.

Ekspeditorius vis tiek tikrina ir patvirtina – AI tik panaikina perrašinėjimą.

Ko paklausti prieš renkantis

• Ar vairuotojui reikia diegti programėlę, ar užtenka nuorodos telefone?
• Ar dokumentai klientui ir vežėjui siunčiami jų kalba?
• Ar viskas įskaičiuota į kainą, ar nuoroda vairuotojui, priminimai ir AI yra mokami papildomai?
• Kaip greitai galima pradėti ir kas sukonfigūruoja įmonę?
• Ar yra nemokamas bandomasis laikotarpis be kortelės ir ar savo duomenis galima atsisiųsti į Excel?

Trumpai apie Digisped

Digisped – ekspedijavimo programa kelių transporto įmonėms Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje ir Lenkijoje. Joje yra viskas, kas aprašyta aukščiau: užsakymai, transporto užsakymai, nuoroda vairuotojui su CMR nuotraukomis, sąskaitos su BAF, skolininkai ir automatiniai priminimai, banko išrašų importas, pelno ataskaitos ir AI, kuris skaito užsakymus, vežėjų sąskaitas, CMR ir draudimo liudijimus. Programa veikia interneto naršyklėje šešiomis kalbomis ir buvo sukurta kartu su veikiančia ekspedijavimo įmone. Kaina – 35 € vienam naudotojui per mėnesį be PVM, viskas įskaičiuota, o pirmos 30 dienų nemokamos.